Upphandling av kollektivtrafik

Aktuella upphandlingar

Aktuella upphandlingar inom kollektivtrafiken hittar du i TransQ/Achilles. Där hittar du även information om hur du registrerar ert företag i systemet.

Aktuella upphandlingar i TransQ/Achilles(Extern länk)

Mål inom kollektivtrafiken

Trafikförsörjningsprogrammet beslutas av regionfullmäktige och är regionens viktigaste styrdokument för kollektivtrafikens utveckling. Syftet med programmet är att fastställa långsiktiga mål för den regionala kollektivtrafiken, som ska ligga till grund för den kollektivtrafik som ska upphandlas.

Trafikförvaltningen utgår från de mål som är uppsatta i programmet när trafikförvaltningen avgör om en trafikentreprenör, det vill säga en leverantör av kollektivtrafik, har uppnått ett mål eller inte. Målen kan bland annat handla om antalet nöjda resenärer i trafiken, eller hur trygga resenärerna har känt sig när de har rest. Dessa mål mäts månadsvis på flera olika sätt.

Vi ska på lång sikt uppnå:

• Ökat kollektivt resande. Fokusområden: konkurrenskraftigt, tryggt och tillgängligt.
• Smart kollektivtrafiksystem. Fokusområden: miljöanpassat, säkert och resurseffektivt.
• Attraktiv region. Fokusområden: pålitligt, sammanhållet och tillväxtskapande.

Detta upphandlar trafikförvaltningen

Inför varje upphandling genomför trafikförvaltningen en analys om trafiken ska drivas i egen regi eller om den ska upphandlas. Trafikförvaltningen ombesörjer all kollektivtrafik som krävs för att resenären ska kunna resa med den allmänna och särskilda kollektivtrafiken. Inom ramen för kollektivtrafikupphandlingarna ingår många olika delar som alla behövs för att trafiken ska fungera optimalt. Ett par exempel på det är drift och underhåll av fordon och anläggningar, personalplanering samt trafikinformation.

Leverantör av kollektivtrafik

Att utföra kollektivtrafiktjänster i Stockholm innebär ett stort ansvar, en möjlighet att påverka människors vardagspussel och ger en stor chans att förbättra och förfina den befintliga trafikinfrastrukturen. En trafikentreprenör bidrar till att förenkla vardagen för resenärer i alla delar av kollektivtrafiken.

Samarbete i fokus för nöjda resenärer

För trafikförvaltningen är det viktigt att samarbeta med en trygg och stabil affärspartner. Den ska driva affären framåt, vara beredd att ta stort ansvar för det operativa arbetet, vara skicklig på att bedöma risker, ha visioner och vilja vara med och påverka hur resandet ska se ut i framtiden och samverka med trafikförvaltningen.

Målet med samarbetet är att öka resandet och kundnöjdheten. För att skapa rätt drivkrafter hos trafikentreprenören är det viktigt att de får ett bra underlag om vad som ska göras och hur det ska göras, något som definieras via de målsättningar som politikerna i Region Stockholm beslutar om.

Trafikförvaltningen har utvecklat ett arbetssätt som innebär en ständig dialog mellan beställare och leverantörer av kollektivtrafik. Trafikförvaltningen sätter tydliga mål, följer upp dem månadsvis och har modeller som premierar beteenden som löser problem och belönar initiativ som hjälper till att nå de mål som finns i avtalet.

Ansvarsområden inom kollektivtrafiken

För att kunna leverera den kollektivtrafik som resenärerna efterfrågar är Region Stockholms organisation utformad i fyra nivåer:

• Huvudman: Rollen som regional kollektivtrafikmyndighet innehas av Region Stockholm. Region Stockholm har delegerat detta ansvar till Trafiknämnden.
• Beslutsfattare: Trafiknämnden har ansvar för kollektivtrafiken i Stockholms län, det vill säga SL (tunnelbana, pendeltåg, pendelbåt, buss, lokalbana och spårväg), Waxholmsbolaget och Färdtjänsten.
• Beställare: Trafiknämnden har i sin tur delegerat ansvar till trafikförvaltningen. Trafikförvaltningen handlägger, planerar övergripande, beställer och följer upp trafiken.
• Utförare: Leverantör av kollektivtrafik sköter trafikdriften och kundmötet.

Kollektivtrafikens avtalsfördelning i regionen

Idag finns upphandlad trafik inom alla trafikslag. Trafikentreprenörer och trafikförvaltningen samverkar kring planeringen av den dagliga trafiken.

Värdet på trafikavtalsområden ligger mellan några tiotals miljoner kronor per år till drygt 3 miljarder kronor per år.

Trafikavtalen är som regel mellan åtta och tio år långa. Att avtalstiden är lång beror på att det är viktigt för oss på trafikförvaltningen att samarbeta med en stabil partner som under lång tid kan arbeta med att förbättra alla de delar som innefattas av trafikupphandlingarna. Dessutom är avtalen i de flesta fall omfattande och komplexa samt kräver investeringar från leverantören.

Offentlig upphandling

Beroende på trafikslag upphandlas kollektivtrafik enligt olika upphandlingslagstiftningar. Specifikt samhällskritiska områden faller under lagen av vattenförsörjning, energi, transporter och posttjänster ligger inom LUF, lagen om upphandling inom försörjningssektorerna. De flesta upphandlingar som trafikförvaltningen gör ligger inom LUF. Vissa tjänster såsom till exempel färdtjänst och sjötrafik upphandlas enligt LOU, lagen om offentlig upphandling, medan upphandlingar av tunnelbane- och järnvägstrafik styrs av EU:s kollektivtrafikförordning och genomförs enligt lagen om upphandling av koncessioner.

Så finansieras kollektivtrafiken

Kollektivtrafiken i Stockholm finansieras på två sätt, dels via skatten, dels via intäkter från biljettförsäljning och reklam.

Upphandlingsprocessen för ny leverantör av trafiktjänster

Upphandlingsprocessen sker i ett antal steg.

1. Utredning

Trafikförvaltningen startar ett utredningsarbete tre till fyra år innan ett trafikavtal löper ut. Syftet med utredningsarbetet är att välja driftform, och om upphandling rekommenderas, att definiera vad det nya avtalet ska inrymma, vad som ska förändras i förhållande till det redan existerande avtalet, avtalstid, affärs- och ersättningsmodell och vilka initiativ som ska skapa rätt drivkrafter för trafikentrepenören. En upphandling av kollektivtrafik ska också förhandsannonseras i enlighet med bestämmelser i EU:s kollektivtrafikförordning. Upphandlingen får påbörjas tidigast ett år efter att förhandsannonsen publicerades.

2. Beslut i Trafiknämnden

Trafiknämnden med de folkvalda politikerna fattar beslut om att driva trafiken i egen regi ell upphandla trafik efter att ha tagit del av utredningsunderlaget.

3. Upphandlingsunderlag skrivs

Trafikförvaltningen tar fram underlag vilket beskriver kravställningar, specifika förutsättningar och definierade villkor.

4. Upphandlingsdokumentationen publiceras

En trafikupphandling genomförs i de flesta fall som ett förhandlat förfarande enligt aktuell lagstiftning vilket innebär att upphandlingen görs i två steg. Det första steget handlar om att leverantörer ansöker om att bli kvalificerade i upphandlingen. Trafikförvaltningen skickar sedan ut prelimnärt upphandlingsdokument till de anbudssökande och därefter följer en period där de kan lämna synpunkter på det preliminära upphandlingsdokumentet. Därefter har de anbudssökande möjlighet att ställa frågor om upphandlingsdokumentet innan anbud lämnas in.

5. Utvärdering av anbud

Trafikförvaltningen utvärderar de inkomna anbuden baserat på utvärderingsmodellen som anges i upphandlingsdokumentet. Vanligtvis utvärderas anbuden baserat på bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Ibland sker förhandling och därefter utses ett vinnande anbud i enlighet med utvärderingsmodellen. Denna vinnare beslutas via ett tilldelningsbeslut. Beslutet fattas antingen av trafiknämnden eller på delegation från trafiknämnden av förvaltningschefen.

Så går det till när avtal skrivs

Trafikförvaltningen kontaktar vinnande trafikentreprenör. Ett tilldelningsbeslut är det beslut som anger vilket företag som tilldelats trafikavtalet. I och med tilldelningsbeslutet upphör upphandlingssekretessen.

Uppstartsperiod

Avtalet börjar gälla efter att det undertecknats och vissa andra förutsättningar enligt avtalet är uppfyllda. När avtalet trätt i kraft påbörjas ett intensivt arbete för att trafikentreprenören ska kunna börja köra trafiken på utsatt startdatum.

Rapportering under pågående avtal

I varje avtal finns det definierat vilka rapporter som löpande ska lämnas till trafikförvaltningen.