Yrken inom administration och ledning

Som administratör i Region Stockholm har du ett stödjande och organisatoriskt viktigt uppdrag. Rollen handlar om att säkerställa att det administrativa arbetet fungerar i verksamheter som vård, forskning, service eller regionledning.

Typiska arbetsuppgifter

• ta emot och bemöta kunder, patienter eller medarbetare – till exempel reception, telefonsvar och registrering
• hantera bokningar och schemaläggning – till exempel tider för mottagning, personal, möten
• posthantering, fakturor, beställningar och övrig löpande administration
• dokumentation och registrering – till exempel. journalsystem, verksamhets­uppföljning, remisser
• samordning och stöd – samarbeta med olika delar av organisationen, beställa kontorsservice, boka lokaler med mera
• hantera vissa system och teknik – till exempel. behörigheter, passerkort, it-administration i vissa fall.

En projektledare i Region Stockholm har en central roll i att planera, leda och följa upp projekt inom våra olika verksamhetsområden som hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, fastigheter, it eller infrastruktur. Exakt vad du gör som projektledare beror på vilken förvaltning eller vilket bolag du arbetar på.

Typiska arbetsuppgifter

• planera projektet genom att definiera mål, tidplan, budget och resurser
• leda projektgruppen genom att samordna interna och externa aktörer (till exempel entreprenörer, konsulter, vårdpersonal eller it-utvecklare)
• säkerställa att projektet håller sig inom tid, kostnad och kvalitet
• löpande rapportera till styrgrupp, chefer eller politiska beslutsfattare
• identifiera risker och ta fram åtgärder
• hantera upphandlingar enligt Lagen om offentlig upphandling
• informera berörda parter och ibland även allmänheten.

Som hr-specialist i Region Stockholm arbetar du med att stödja chefer och verksamheter i personalrelaterade frågor - från rekrytering och arbetsrätt till kompetensutveckling och arbetsmiljö. Rollen är både strategisk och operativ.

Typiska arbetsuppgifter

• ge råd i frågor om rekrytering, lön, arbetsrätt, rehabilitering, arbetsmiljö och tolkning av kollektivavtal
• delta i eller leda rekryteringsprocesser, skriva annonser, genomföra intervjuer och introducera nya medarbetare
• tolka lagar och avtal och hantera förhandlingar tillsammans med fackliga parter
• planera och driva insatser för kompetensutveckling, karriärvägar och ledarförsörjning
• delta i lönerevisioner, analysera löner och bidra till en rättvis och konkurrenskraftig lönestruktur
• stötta chefer i systematiskt arbetsmiljöarbete, riskbedömningar och i ärenden om sjukfrånvaro eller anpassningar
• delta i regionövergripande projekt, till exempel digitalisering av hr-processer, värdegrundsarbete eller jämställdhetsinitiativ.

Som ekonom hos oss arbetar du med att planera, följa upp och analysera ekonomin inom våra olika verksamheter – som hälso- och sjukvården, kollektivtrafiken, fastighetsförvaltningen och de centrala förvaltningarna. Rollen handlar om att säkerställa att skattemedlen används effektivt och att verksamheterna har en hållbar ekonomi.

Typiska arbetsuppgifter

• ta fram underlag för budget och prognoser
• stödja chefer i planeringen av verksamhetens ekonomi
• följa upp utfallet varje månad och analysera avvikelser
• ta fram rapporter till ledning, nämnder och politiska organ
• bedöma framtida kostnader och intäkter
• göra ekonomiska konsekvensanalyser av beslut eller förändringar i verksamheten
• delta i arbetet med delårs- och årsbokslut
• hjälpa till med kalkyler, upphandlingar eller investeringar.

Som kommunikatör i Region Stockholm arbetar du med att planera, producera och samordna kommunikation, både internt och externt. Eftersom vi är en stor och offentlig organisation med ansvar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och kultur, spelar kommunikatörerna en viktig roll i att skapa öppenhet, förtroende och tydlig information.

Typiska arbetsuppgifter

• ta fram kommunikationsplaner för projekt, verksamheter eller beslut
• säkerställa att kommunikationen följer regionens mål, värderingar och grafiska profil
• stötta chefer och medarbetare med information via intranät, nyhetsbrev, möten eller interna kampanjer
• skriva och publicera texter på webben och i sociala medier
• kommunicera beslut, förändringar och samhällsinformation till invånare
• arbeta med press- och mediehantering (i vissa roller)
• producera texter, bilder, filmer och grafiskt material
• uppdatera webbplatser
• säkerställa tydlig och snabb information till både media och medborgare
• ge kommunikationsstöd till chefer och projektledare
• hjälpa till att formulera budskap, presentationer och kampanjer.

Som jurist hos oss arbetar du med att ge kvalificerat juridiskt stöd till vår politiska ledning samt till våra förvaltningar och bolag. Juristerna hanterar ett brett spektrum av rättsområden alltid med fokus på att beslut och avtal följer lagar, regler och god förvaltningssed.

Typiska arbetsuppgifter

• stötta chefer, handläggare och politiker i juridiska frågor
• tolka och tillämpa lagar som påverkar regionens verksamhet, till exempel förvaltningslagen, kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen, GDPR och hälso- och sjukvårdslagen
• granska och upprätta avtal, särskilt inom Lagen om offentlig upphandling
• stötta vid upphandlingar, entreprenadavtal, konsultavtal eller trafikavtal
• hantera ärenden om diarieföring, sekretess, utlämnande av handlingar och överklaganden
• säkerställa att beslutsprocesser följer god förvaltningsrättslig praxis
• ge råd inom anställningsskydd, MBL-förhandlingar, diskriminering och rehabilitering
• tolka regler kring vårdavtal, patienträttigheter, journalsystem och vårdgivaransvar
• bedöma juridiska aspekter vid vårdavtal och ersättningssystem
• ge råd i GDPR-frågor, personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet
• samarbeta med regionens dataskyddsombud
• göra juridiska utredningar och ta fram beslutsunderlag till nämnder och styrelser
• bevaka lagändringar och informera verksamheten om nya regler.

Som chef och ledare har du en central roll i att driva verksamheten framåt och skapa förutsättningar för medarbetare att lyckas. Tillsammans bidrar ni till att uppfylla organisationens uppdrag och leverera värde till invånare, resenärer och patienter.

Att vara chef hos oss innebär att leda i en komplex och föränderlig miljö, där varje beslut påverkar både verksamhetens resultat och människors vardag. Rollen erbjuder stora möjligheter till utveckling – både som ledare och som del av något större. 

Som chef och ledare vill vi att du: 

• är öppen och tydlig i din kommunikation 
• skapar delaktighet och bygger tillit 
• tar vara på dina medarbetares kompetens 
• uppmuntrar till utveckling och innovationer 
• arbetar mål- och resultatorienterat.

Som upphandlare hos oss arbetar du med att planera, genomföra och följa upp offentliga upphandlingar enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Rollen är central för att vi ska kunna köpa in varor, tjänster och entreprenader på ett lagligt, affärsmässigt och hållbart sätt.

En upphandlare hanterar allt från sjukvårdsmaterial och konsulttjänster till stora bygg- och trafikavtal.

Typiska arbetsuppgifter

• samarbeta med beställare och verksamheter för att förstå behov
• välja rätt upphandlingsförfarande enligt LOU
• upprätta tidplan och projektplan för upphandlingen
• skriva och publicera upphandlingsdokument i vårt upphandlingssystem
• utforma kravspecifikationer, förfrågningsunderlag och utvärderingsmodeller
• besvara frågor från leverantörer under anbudstiden
• delta i utvärdering av anbud och upprätta tilldelningsbeslut
• ta fram och kvalitetssäkra avtalstexter
• förhandla villkor med leverantörer (inom ramen för LOU)
• säkerställa att avtal uppfyller juridiska och ekonomiska krav
• följa upp avtal, leverantörers prestationer och avtalsefterlevnad
• delta i utvecklingen av rutiner, mallar och processer för upphandling
• arbeta med hållbarhets- och miljökrav i inköp
• ge råd till verksamheten i inköps- och avtalsfrågor
• utbilda chefer och projektledare i upphandlingsprocessen.

Som registrator hos oss arbetar du med att hantera, diarieföra och strukturera allmänna handlingar, alltså den dokumentation som skapas eller inkommer till våra olika verksamheter. Rollen är avgörande för öppenhet, rättssäkerhet och effektiv administration i en offentlig organisation.

Registratorn har en viktig funktion i att se till att information hanteras korrekt enligt lag och är sökbar och tillgänglig för både medarbetare och allmänhet.

Typiska arbetsuppgifter

• diarieföra inkommande och utgående post, e-post och beslut i våra ärendehanteringssystem
• säkerställa att varje handling får rätt klassificering och kopplas till rätt ärende
• bedöma om handlingar är offentliga eller sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen
• lämna ut handlingar till allmänheten på ett korrekt och rättssäkert sätt
• hjälpa medarbetare och chefer att diarieföra, arkivera och hitta handlingar
• ge råd i dokumenthantering, arkivfrågor och sekretessbedömningar
• säkerställa att dokument följer regionens dokumenthanteringsplan
• medverka vid arkivering, gallring och överlämning till Regionarkivet
• hantera post, e-postlådor och digital inkommande information
• delta i utvecklingsarbete för att förbättra rutiner och digitala processer.