Enhetsledare till Vårdadministrationen för vuxen- och barnakuten, vikariat

Vill du ha en central roll där du kombinerar operativ ledning, bemanningsplanering och administrativt chefsstöd? Vi söker en vikarierande enhetsledare till Vårdadministrationen för vuxen- och barnakuten. Här får du arbeta nära både chefer och medarbetare och bidra till struktur, samarbete och en välfungerande verksamhet i en miljö där förutsättningarna snabbt kan förändras.

Du erbjuds

• ett utvecklande och ansvarsfullt arbete där du får en central roll i den dagliga verksamheten
• möjlighet att arbeta nära både enhetschefer och medarbetare inom vuxen- och barnakuten
• en varierad roll där du kombinerar bemanningsplanering, administration, operativ ledning och chefsstöd
• möjlighet att bidra till utveckling av arbetssätt och rutiner inom vårdadministrationen
• engagerade kollegor och ett nära samarbete mellan verksamheterna.    

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Inom verksamhetsområde Vårdadministration samlar vi sjukhusets vårdadministrativa resurser under Stab Produktion. Verksamheten består av cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter.

Som enhetsledare arbetar du mot både vuxenakuten och barnakuten och fungerar som ett nära stöd till de vårdadministrativa enhetscheferna. Du är en viktig kontaktperson och länk mellan verksamhetens olika skift och har en central roll i att skapa struktur och få den dagliga bemanningen och administrationen att fungera.

Du har mandat att organisera och fördela arbetet utifrån kompetens, erfarenhet och verksamhetens behov.

Dina huvudsakliga ansvarsområden:

• Bemanning och schema: Du planerar och bemannar personal i Tessa och Heroma för både vuxen- och barnakuten, exklusive löneadministration. Du hanterar det dagliga veckoschemat och akuta förändringar, exempelvis vid sjukfrånvaro, samt planerar nya scheman tillsammans med berörd chef.
• Systemadministration: Du arbetar i TakeCare och har en viktig roll i att hantera behörigheter för både den egna personalen och läkare, även under kvällar och helger.
• Chefsstöd och kommunikation: Du har regelbundna avstämningar med enhetscheferna, följer upp arbetsbelastningen och lyfter eventuella obalanser eller behov till berörd chef.
• Operativ ledning: Du leder och fördelar det dagliga administrativa arbetet och har mandat att, i samråd med chef, föreslå och genomföra justeringar i arbetsfördelningen. Du bidrar även till att utveckla och förbättra rutiner för dokumentation, diktering och vårdadministration.

Tjänsten är ett vikariat från den 1 november 2026 till och med den 31 december 2027. Arbetstiden är förlagd måndag–fredag kl. 07.30–16.00 samt bemanning var tredje helg.

Vi söker dig som

• är flexibel och har förmåga att snabbt anpassa dig när bemanningsläget, prioriteringar eller verksamhetens behov förändras
• är stabil och behåller lugnet och ett professionellt förhållningssätt även när tempot är högt och du behöver hantera flera frågor samtidigt
• har god samarbetsförmåga och skapar goda relationer genom ett lyhört, hjälpsamt och lösningsorienterat arbetssätt i kontakten med chefer, medarbetare och andra yrkesgrupper
• har god muntlig kommunikationsförmåga och förmedlar information på ett tydligt och serviceinriktat sätt, anpassat efter mottagare och situation
• är strukturerad och kan planera, organisera och prioritera arbetet för att skapa en välfungerande bemanning och administration, även när förutsättningarna snabbt förändras.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för rollen.

Kvalifikationer

Krav:

• erfarenhet av administrativt arbete och/eller chefsstöd inom hälso- och sjukvård
• god datorvana och förmåga att arbeta i olika administrativa system
• goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Meriterande:

• erfarenhet av bemannings- och schemaplanering
• erfarenhet av arbete i Heroma
• erfarenhet av arbete i Tessa
• erfarenhet av arbete i TakeCare
• erfarenhet av arbetsledning eller av att samordna och fördela arbete.

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset
Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Du kan läsa mer om vårt uppdrag inom vård, forskning och utbildning här.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm